Câți dintre noi nu am primit email-uri ce au rămas uitate în Inbox, fără a fi măcar citite? Răspunsul nu ne surprinde deloc. Invazia de mesaje din zona digitală ne face să căutăm tot mai mult elemente care spun o poveste diferită, în vreme ce mesajele comune se pierd ușor, fără a atrage vreo reacție.

Pentru un specialist în relații publice, aceste informații sunt cruciale, făcând diferența între succes și eșec. Trebuie să știm să ambalăm cât mai bine mesajul, pentru că, indiferent dacă vorbim despre o informație  mai mult sau mai puțin interesantă, redactată într-un mod banal, își va pierde categoric din valoare. Cel mai des întâlnită provocare pentru un specialist în relații publice este trimiterea unui comunicat de presă. Dacă nu va avea acel element original, se va pierde, cu siguranță, printre zecile de comunicate de presă primite de jurnalist. Prin urmare, am selectat câteva etape-cheie pe care ar trebui să le ai atent în vedere înainte de a apăsa send.

1. Alege cu grijă destinatarul!

Nu este important să trimitem comunicatul unui număr cât mai mare de persoane, dacă acesta nu are nimic în comun cu domeniul de activitate al jurnaliștilor. Este o muncă inutilă, care nu te va face decât să omiți elementele esențiale. Un sfat, în acest sens, ar fi ca înainte de a trimite documentul, să selectezi cu grijă persoanele care ar fi interesate de conținutul   În plus, nu adăuga mai mulți destinatari într-un singur email. Nu vei face decât să le pierzi interesul încă de la început.

2. Totul începe de la titlu!

Fie că vorbim despre o carte, un articol sau, pur și simplu, despre un advertorial, titlul este cel care ne face să citim conținutul sau să mergem mai departe, la un alt text. Același lucru se aplică și în redactarea unui email. Trebuie să alegem cu grijă subiectul pentru a convinge destinatarul că merită să deschidă email-ul respectiv. Ai grijă, totuși, să nu folosești cuvinte precum gratis, câștig, bani sau ofertă, care îți vor trimite mesajul în Spam. Fii cât mai clar și succint, prezentând întocmai tema email-ului.

3. Îndeamnă la interacțiune!

Pentru început, folosește o formulă de adresare personalizată, adresându-te direct destinatarului. Spunându-i pe nume, îl implici în comunicare, iar șansele să îți răspundă cresc. De asemenea, prin adresarea directă îi demonstrezi că acel mesaj este exclusiv pentru el și nu a fost trimis simultan la un grup mai mare de oameni. La finalul email-ului, adaugă semnătura ta, care să conțină datele tale de contact, întrucât acest lucru nu aduce doar un plus de credibilitate, ci este esențial și în cazul în care destinatarul dorește să ia legătura cu tine

4. Redactează un conținut catchy!

Trebuie să acorzi o mare atenție modului în care prezinți informațiile. Scrie clar și concis! Un conținut cu un limbaj greoi, de lemn, nu va atrage atenția cititorului. Cunoaște-ți bine publicul și adresează-te acestuia folosind un limbaj adecvat cunoștințelor lor și domeniului în care activează. De asemenea, ambalează frumos conținutul într-o poveste atrăgătoare. Nu uita de corectitudinea gramaticală și modul de așezare în pagină! Mai mult, adaugă toate informațiile din comunicat în corpul email-ului. Astfel, șansele ca destinatarul să îl citească sunt mai mari decât dacă ai atașa email-ului un document Word.

Sperăm că sugestiile noastre îți sunt de folos. Nu uita, însă, ca la final, să verifici cu grijă email-ul înainte de a apăsa butonul send.

Sursă imagine: http://marketingland.com