Să recunoaștem, orice companie își dorește să mențină costurile cât mai reduse. Astfel că nu este dificil să ne imaginăm de ce mulți manageri cred că o soluție eficientă este aceea de a delega una sau mai multe persoane din cadrul companiei să organizeze evenimente. Sigur, la prima vedere, are sens. De ce să externalizeze un serviciu care poate fi făcut intern? De ce să nu economisească acel buget și să îl redirecționeze? Doar că realitatea este diferită.
Timpul alocat pentru evenimente
Așa cum spuneam, poate părea o soluție la îndemână ca o persoană din cadrul companiei să se ocupe de organizarea de evenimente, însă trebuie să conștientizăm faptul că, deși poate face acest lucru, rezultatele nu vor fi la fel de bune ca în cazul în care evenimentul respectiv este organizat de o companie specializată.
În cele mai multe cazuri, persoanele din interior alocă timp și pentru alte task-uri în afară de organizarea evenimentului. Spre exemplu, în cazul unui eveniment care are loc la finalul anului, când diferite rapoarte și situații sunt prioritare, aceștia nu-i vor mai acorda atenția cuvenită.
În schimb, o companie care se ocupă de organizare de evenimente va fi întotdeauna focusată pe acesta. Mai exact, niciun alt obiectiv nu va fi mai important decât evenimentul de care s-a angajat să se ocupe. Și va face tot posibilul să fie un succes. În plus, în timp ce grijile legate de eveniment au fost înlăturare, angajații se pot focusa pe îndatoririle interne mult mai bine.
Totul ține de conexiuni
Dacă stăm puțin să ne gândim, ce transformă un eveniment într-unul de succes? Cred că unul dintre cele mai importante argumente atunci când vine vorba despre angajarea unei companii cu experiență în organizare evenimente este acela că dispune de numeroase conexiuni. Și, mai mult decât atât, te poate ajuta să economisești bani, ceea ce cu siguranță atunci când vine vorba de un eveniment nu știi foarte bine cum să faci. O companie specializată în organizare evenimente cunoaște și are deja semnate contracte cu diferiți furnizori de servicii. Colaborarea ei cu acești furnizori în mod repetat face ca prețul pe care îl obține să fie cu mult mai mic decât clientul poate obține dacă se ocupă singur de organizare.
Pe de altă parte, o astfel de companie știe foarte bine ce tipuri de servicii să îți propună pentru un eveniment reușit. În acest fel, s-ar putea să îți dai seama că de unele nici nu ai auzit sau nici nu ți-a trecut prin cap să le folosești. Te poate ajuta să alegi un local care să fie ideal pentru evenimentul pe care îl dorești și pe care este posibil nici să nu fie disponibil dacă încerci să îl închiriezi pe cont propriu.
Promovarea evenimentului
Este dificil să promovezi un eveniment. Și crede-mă că este mai greu decât te-ai putea gândi prima dată. Un eveniment poate fi un eșec dacă nu se face cunoscut în mod corespunzător și, mai ales, dacă oamenii nu vin la acel eveniment. Compania specializată în organizare evenimente știe exact ce să facă pentru a garanta succesul deoarece știe foarte bine ce este de făcut, cum se procedează și mai ales când. Știe ce mijloace de comunicare să folosească pentru fiecare categorie, cum să abordeze și când este momentul propice.
Situații de criză
Niciun eveniment nu este lipsit de incidente. Cunoștințele din domeniu și experiența sunt cele care fac diferența atunci când apare o situație neprevăzută. Iar un organizator de evenimente profesionist va ști să le facă față deoarece este pregătit pentru orice problemă ar putea surveni. Surprizele nu mai sunt o problemă, reprezintă doar câțiva pași în organizarea unui eveniment de calitate.
Să alegi să apelezi la o companie specializată în organizare de evenimente înseamnă să te asiguri că evenimentul tău va fi un succes unde și tu și invitații tăi vă veți simți bine. Iar tot stresul legat de planificare și gestionare va fi înlăturat!
Sursa foto: metromy.com
