Orice eveniment, fie că vorbim despre o petrecere aniversară sau una corporate, o nuntă, un seminar sau o conferință, trebuie planificat din timp astfel încât toate detaliile să fie puse la punct și să nu vă scape nimic esențial care să asigure succesul evenimentului. Există câțiva pași simpli pe care trebuie să îi urmați pentru a organiza un eveniment în cadrul căruia totul să iasă perfect.
1. Stabiliți scopul final al evenimentului
Înainte să vă gândiți cum să organizați evenimentul, trebuie să aveți o viziune foarte clară cu privire la motivul pentru care vreți să creați acest eveniment, precum și la ceea ce vă doriți să obțineți prin intermediul acestuia. Formularea scopului evenimentului este prima etapă a oricărei strategii de planificare și management a unui eveniment, întrucât vă oferă posibilitatea de a vă îndrepta eforturile și acțiunile în direcția stabilită.
2. Identificați publicul-țintă pe care doriți să îl aveți în cadrul evenimentului
Este foarte important să țineți cont de preferințele și interesele persoanelor pe care doriți să le invitați la eveniment, pentru că în cele mai multe dintre cazuri, audiența reprezintă un factor determinant în ceea ce privește succesul evenimentului.
3. Creați-vă o echipă cu care să lucrați în vederea organizării evenimentului
În cazul în care nu dispuneți de mulți bani sau în cazul în care evenimentul este unul de o mare amploare, puteți recruta voluntari care să vă ajute. Este important să stabiliți de la bun început responsabilitățile fiecărui membru al echipei și să supravegheați munca acestora, pentru a vă asigura că totul decurge conform planului.
4. Stabiliți-vă bugetul
Resursele financiare reprezintă motorul planificării unui eveniment, întrucât doar după ce vă gândiți cât de mult ați fi dispuși să cheltuiți cu acest eveniment puteți demara acțiunile în vederea organizării sale. Pentru a vă mări bugetul, puteți contacta sponsori care ar putea fi interesați de investirea într-un eveniment de genul celui pe care doriți să îl organizați.
5. Faceți un research cu privire la locațiile în care ar putea avea loc evenimentul
Alegeți locația în funcție de numărul invitaților și specificul evenimentului. Să nu uitați de faptul că locația trebuie să fie într-o zonă în care se poate ajunge cu ușurință, astfel încât să vă asigurați că veți avea un număr mare de participanți.
6. Alegeți o dată și o oră la care să se desfășoare evenimentul
Să țineți cont de faptul că dacă vreți ca evenimentul să aibă loc în timpul săptămânii, acesta trebuie stabilit după ora 18:00, astfel încât să poată ajunge toți invitații, chiar și cei care lucrează, și nu ar trebui să țină mai mult de ora 22:00.
7. Angajați o firmă de catering, un fotograf și un DJ
Fără aceste trei resurse esențiale, evenimentului dumneavoastră îi va lipsi „sarea și piperul”. Contactați mai multe companii de catering, mai mulți fotografi profesioniști și DJ, astfel încât să puteți compara ofertele lor și să alegeți cele mai bune variante, ghidându-vă după raportul calitate-preț, precum și după specificul evenimentului pe care îl organizați.
8. Invitați persoanele din grupul-țintă la eveniment
După ce ați stabilit toate detaliile menționate anterior, este timpul să trimiteți invitațiile prin curier sau prin poștă, prin e-mail, telefonic sau personal, în funcție de evenimentul pe care îl organizați. Alegeți sau creați un model de invitație care să fie în ton cu tipul evenimentului și nu uitați ca pe aceasta să se regăsească numele evenimentului, locația, data și ora la care se va desfășura acesta, precum și un număr de telefon pentru RSVP.
Este important să vă stabiliți un obiectiv realist cu privire la numărul persoanelor care vor veni la eveniment și nu uitați să contactați invitații pentru a primi confirmarea lor cu privire la participarea la eveniment.
9. Creați o strategie de promovare a evenimentului, atât în mediul online, cât și în cel offline
Dacă nu dispuneți de un buget prea mare și dacă evenimentul nu este unul de mare amploare, ar trebui să vă concentrați atenția pe transmiterea mesajelor cu privire la eveniment pe diverse platforme online. Cea mai utilizată rețea socială pentru promovarea evenimentelor este Facebook-ul, însă aveți grijă să creați un eveniment privat, pe care îl pot vedea doar cei care au fost invitați, deoarece altfel riscați să fiți puși în situația extrem de neplăcută de a vă trezi cu un număr foarte mare de participanți pe care nu i-ați invitat și nu îi doreați la eveniment.
10. Monitorizați și controlați timpul și costurile
Acestea două reprezintă elementele în jurul căruia se învârte procesul de planificare, motiv pentru care trebuie verificate permanent. Timpul trebuie urmărit pentru a fi siguri că sunteți în grafic cu organizarea, iar costul trebuie ținut sub supraveghere pentru a nu se depăși estimările făcute la începutul planificării și, în cazul în care se întâmplă acest lucru, să fie găsită rapid o soluție pentru a fi remediată această problemă.
Așadar, începeți să planificați evenimentul din timp, pentru a fi siguri că aveți la dispoziție atât resursele materiale, cât și cele umane, și că veți avea suficient timp să rezolvați problemele care pot apărea pe parcurs, astfel încât evenimentul să fie unul perfect.
